Czy ustna umowa jest ważna?

Wiele osób zastanawia się, czy ustna umowa jest ważna tak samo jak pisemna. Często wątpliwości dotyczą również tego, czy na podstawie wyłącznie ustnych ustaleń można dochodzić swoich praw.

Z tego wpisu dowiesz się między innymi, czy umowy ustne mają taką samą moc prawną jak umowy pisemne. Poznasz także odpowiedzi na najczęściej zadawane pytania dotyczące umów ustnych.

Czy ustna umowa jest ważna według prawa?

W polskim prawie cywilnym obowiązuje tzw. zasada swobody umów. Zgodnie z nią strony mogą ułożyć stosunek prawny wedle swojego uznania. Oznacza to swobodę stron między innymi w zakresie zawarcia umowy, ukształtowania jej treści czy wyboru kontrahenta. Zawiera się w tym także możliwość wyboru formy umowy, w tym formy ustnej. Umowa ustna jest jak najbardziej dopuszczalna i ważna według prawa, tak zresztą jak umowa pisemna, sporządzona w formie aktu notarialnego czy w formie elektronicznej. W praktyce umowy ustne zawierane są na porządku dziennym, zarówno między przedsiębiorcami, jak i osobami nieprowadzącymi działalności gospodarczej.

Swoboda ta nie jest jednak nieograniczona. Treść lub cel umowy nie może sprzeciwiać się naturze stosunku, przepisom ani zasadom współżycia społecznego. Dodatkowo przepisy prawa mogą narzucać konkretną formę, bez zachowania której umowa będzie nieważna.

 Strony zawierające umowę mogą ułożyć stosunek prawny według swego uznania, byleby jego treść lub cel nie sprzeciwiały się właściwości (naturze) stosunku, ustawie ani zasadom współżycia społecznego.

art. 353¹ Kodeksu cywilnego

Zasadniczo jednak na podstawie ustnej umowy możemy dochodzić swoich praw tak samo, jak w przypadku umowy pisemnej.

Kiedy forma pisemna jest obowiązkowa?

Ważność niektórych umów uzależniona jest od spełnienia wymagań dotyczących formy. Poszczególne przepisy mogą wymagać formy pisemnej, aktu notarialnego lub innej formy szczególnej.

Ważna uwaga: jeśli przepis mówi o tym, że dana umowa powinna zostać zawarta w formie pisemnej, to nie zawsze oznacza to, że bez zachowania formy będzie ona nieważna. Nieważność umowy będzie miała miejsce tylko w przypadku, gdy przepis wyraźnie na to wskazuje.

Brak nieważności umowy nie oznacza jednak braku problemów. Jeśli ustawa mówi, że umowa powinna być zawarta w formie pisemnej, a zawieramy ją wyłącznie ustnie, to na etapie sporu sądowego mogą pojawić się komplikacje w zakresie możliwości udowodnienia swoich twierdzeń. W razie niezachowania zastrzeżonej formy nie jest w procesie sądowym dopuszczalny dowód z zeznań świadków lub z przesłuchania stron na fakt dokonania czynności. Nawet jeśli dowody te byłyby niezwykle przydatne, to w sądzie będziemy pozbawieni możliwości ich powołania. Od zasady tej zachodzi jednak kilka wyjątków. Dowód taki będzie dopuszczalny, jeżeli obie strony wyrażą na to zgodę, żąda tego konsument w sporze z przedsiębiorcą albo fakt dokonania czynności prawnej jest uprawdopodobniony za pomocą dokumentu.

Inaczej sprawa wygląda w przypadku szczególnych form czynności prawnych (akt notarialny, podpis notarialnie poświadczony, data pewna). Jeśli przepisy wymagają, aby dana czynność była dokonana w takiej formie, to bez jej zachowania umowa będzie nieważna. Przykładem może być sprzedaż nieruchomości, która wymaga zawarcia umowy w formie aktu notarialnego, czy zbycie udziałów w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością, do którego konieczna jest umowa z podpisami notarialnie poświadczonymi. Jeśli strony ograniczają się wyłącznie do ustnych ustaleń, czynności takie nie wywołają zamierzonych skutków prawnych.

Jak udowodnić zawarcie ustnej umowy?

Zazwyczaj największym problemem ustnej umowy nie jest jej ważność, lecz odtworzenie i udowodnienie jej treści. Jeżeli bowiem druga strona zaprzeczy, że doszło do zawarcia umowy lub będzie kwestionowała jej warunki, konieczne będzie przedstawienie odpowiednich dowodów wskazujących na ustalenia między stronami.

W sporach dotyczących ustnych umów pomocne mogą okazać się między innymi:

• wiadomości SMS,
• korespondencja mailowa,
• wiadomości przesyłane przez komunikatory internetowe,
• potwierdzenia przelewów,
• faktury i inne dokumenty rozrachunkowe,
• zeznania świadków,
• dokumentacja zdjęciowa.

Im więcej materiału dowodowego uda się zgromadzić, tym większa szansa na skuteczne dochodzenie swoich roszczeń przed sądem.

Ustne umowy – najczęstsze pytania (FAQ)

Czy ustna umowa ma taką samą moc jak pisemna?

Tak, jeśli przepisy nie wymagają szczególnej formy, to umowa ustna ma taką samą moc prawną jak umowa pisemna. W przypadku sporu może pojawić się jednak problem udowodnienia, jakie konkretnie ustalenia strony między sobą poczyniły.

Czy świadek może potwierdzić zawarcie ustnej umowy?

Tak, zeznania świadków mogą stanowić istotny dowód potwierdzający zawarcie umowy lub pozwalający na odtworzenie jej treści. Dowody z zeznań świadków należą do najczęściej wykorzystywanych dowodów w tego typu przypadkach. Należy jednak pamiętać, że jeśli ustawa wymagała dokonania czynności w formie pisemnej (bez wyraźnego rygoru nieważności), to mogą pojawić się problemy w możliwości skorzystania z takiego dowodu.

Czy SMS lub e-mail potwierdzają ustną umowę?

Tak, korespondencja elektroniczna bardzo często pomaga udowodnić, że strony zawarły umowę oraz potwierdzić treść ustaleń między nimi. Współczesne spory sądowe niejednokrotnie opierają się na tego typu dowodach.

Czy można wygrać sprawę sądową na podstawie ustnej umowy?

Tak, sprawę sądową można wygrać powołując się na ustną umowę. Kluczowe znaczenie będzie miało zgromadzenie odpowiednich dowodów potwierdzających fakt zawarcia umowy i jej treść.

Jak zabezpieczyć się przy zawieraniu umowy ustnej?

Najlepszym rozwiązaniem jest potwierdzanie najważniejszych ustaleń w formie wiadomości e-mail lub SMS wysłanej bezpośrednio po rozmowie. Warto też zachowywać potwierdzenia przelewów, faktury, dokumentację zdjęciową czy inne dowody związane z realizacją umowy. Jeśli umowa dotyczy czegoś o znacznej wartości lub skomplikowanego, zdecydowanie bezpieczniej jest zawrzeć umowę w formie pisemnej.

Czy warto spisać umowę, skoro ustna jest ważna?

Zdecydowanie warto spisać umowę, choć nie musi to następować w każdym przypadku. Pisemna umowa zwyczajnie minimalizuje ryzyko nieporozumień dotyczących zakresu obowiązków stron, terminów realizacji czy wysokości wynagrodzenia. W razie sporu pozwala także znacznie szybciej wykazać, co strony rzeczywiście między sobą ustaliły.

Czy faktura VAT potwierdza ustną umowę?

Faktura VAT wprawdzie jest dokumentem księgowym, rozliczeniowym dla celów podatkowych, ale też jednym z dowodów źródłowych, stwierdzających dokonanie danej operacji gospodarczej. W orzecznictwie sądowym podkreśla się, że wystawienie faktury, następnie przyjęcie przez kontrahenta, zaksięgowanie bez żadnych korekt i zastrzeżeń daje podstawę do domniemania, że dokonywane w ewidencji księgowej zapisy są odzwierciedleniem rzeczywistego stanu, zgodnie z rzeczywistym przebiegiem zafakturowanej operacji gospodarczej.¹

Faktura VAT może zatem potwierdzać ustną umowę, ale analizowana będzie jako pewna część całości składającej się na okoliczności danej sprawy.

Sporządzanie i analiza umów – pomoc adwokata

Kancelaria adwokacka specjalizuje się w sprawach z zakresu sporządzania, analizy i negocjowania umów. Potrzebujesz pomocy ze stworzeniem umowy lub jej wyegzekwowaniem? Kancelaria pomaga zarówno na etapie przedsądowym, jak i w postpowaniach sądowych. Z Kancelarią możesz skontaktować się telefonicznie (+48 516 969 888), za pośrednictwem maila (adwokat@jakubnowosielski.pl) lub dostępnego na stronie formularza kontaktowego (Kontakt). Uzyskaj profesjonalną pomoc prawną!

Kancelaria działa w szczególności w obszarze następujących miast: Gdynia, Gdańsk, Sopot, Wejherowo, Rumia, Reda, Pruszcz Gdański. Jesteś spoza Trójmiasta? Nie stanowi to przeszkody – współpracę możemy nawiązać również online.

1. wyrok Sądu Apelacyjnego w Białymstoku z dnia 16 lipca 2024 roku, sygn. I ACa 221/14, LEX nr 1506661 ↩︎